¿Como elegir un buen Motor de Reservas Web, PMS y Channel Manager para mi Alojamiento Turístico?

Si eres propietaria/o de un Alojamiento Turístico seguramente hayas creado perfiles de reserva en Booking o AirBnb sin tan solo saber que es un Motor de Reservas Web.

En un principio estos canales nos consiguen rápidamente reservas lo cual nos ayuda y nos anima a seguir adelante con nuestro negocio. Sin embargo nos interesa obtener reservas directas para evitar los altos porcentajes que Booking y otros canales cobran por sus servicios.

Un buen Motor de reservas nos puede ayudar en esta labor siempre que reúna unas mínimas condiciones. Son muchas cosas a tener en cuenta en la gestión de nuestra Vivienda Vacacional o Casa Rural así que optimizar el tiempo que dedicamos a la gestión de las reservas es algo clave.

Photo: Maddi Bazzocco // Gestor de Reservas Web en Alojamiento Turístico
Foto: Srinivas Reddy

¿Qué es un Motor de Reservas web?

Es un software online integrado en la web de nuestro Alojamiento Turístico que nos permite recibir reservas directas de los visitantes.

¿Necesito algún software más a parte del Motor de Reservas?

Si. Aquí es dónde la cosa puede parecer complicada pero voy a intentar explicarlo de la forma más sencilla posible.

Para la gestión de nuestras reservas de forma global vamos a necesitar tres herramientas. Un PMS, un Channel Manager y finalmente un Motor de Reservas web.

¿Puedo trabajar con una sola herramienta?

Difícilmente, es decir, si que podríamos trabajar directamente con un Motor de Reservas web pero estaríamos a cada rato actualizando la disponibilidad manualmente en las plataformas Online ( Booking.com, Airbnb, etc..) y estaríamos expuestos a tener constantes overbookings.

¿Qué es un PMS?

Un PMS es un Property Management System, es decir, un Sistema de Gestión de Propiedades. Las herramientas básicas suelen ser un Calendario, sistemas de gestión de clientes, cobros y pagos, gestión de habitaciones o propiedades, automatización de emails de reserva..

Desde un PMS se pueden modificar las reservas, cambiar fechas, añadir o quitar personas a la reserva, añadir pagos, etc..

Foto: Christin Hume // Gestor de Reservas Web en Alojamiento Turístico
Foto: Christin Hume

¿Qué es un Channel Manager?

Un Channel Manager conecta tu PMS con las OTA.

Las OTAs son los canales de distribución como booking.com, Airbnb, Expedia, etc..

Es decir, conecta tu calendario (PMS) con los canales de reserva y con tu Motor de Reservas Web.

Si recibes una reserva desde la web de booking.com (por ejemplo) el Channel Manager comprobará el resto de canales y tu Calendario PMS para evitar overbookings. Al mismo tiempo bloqueará esas fechas en el resto de canales y enviará la reserva a tu PMS para que la puedas gestionar.

Parece muy sofisticado pero en realidad una vez configurado no tendremos que preocuparnos prácticamente de esta herramienta.

Un Channel Manager puede ir integrado de forma nativa en un software PMS específico o se puede contratar de forma independiente. Aunque para evitar incompatibilidades es recomendable que se contrate junto al PMS.

Imagínate que has actualizado la disponibilidad o los precios para una fecha concreta. Tan solo tendremos que hacer un clic desde el PMS y este ordenará al Channel Manager que compruebe los canales de distribución y los actualice.

Esa es una de las opciones pero depende del PMS + Channel Manager + Motor de reservas web el que tengamos más o menos herramientas.

Foto: Tristan Colangelo // Gestor de Reservas Web en Alojamiento Turístico
Foto: Tristan Colangelo

¿Cual debo elegir?

Hay muchas opciones para elegir, si nunca has utilizado un PMS + Channel Manager + Motor de reservas Web y empiezas a buscar información te vas a dar cuenta rápidamente de una cosa. La variación de precios puede ser destacada.

Ten en cuenta que los PMS nacieron para los Hoteles y que no ha sido hasta la llegada de Airbnb y el turismo en formato Apartamento Vacacional que muchas empresas han creado software específico para alojamientos más pequeños y a precios más populares.

Otra cosa que verás es que muchos de ellos ofrecen estos servicios por separado. Tienen un precio para el PMS y le van sumando funcionalidades, es decir, cobran un extra por añadir el Channel Manager y otro extra por el Motor de reservas web.

En mi opinión dependerá del número de propiedades que tengamos que gestionar. En el caso de ser pocas unidades yo optaría por algo sencillo sobretodo si nunca has tenido contacto con este tipo de software.

Esto nos irá adentrando en el mundo de la gestión de reservas de una forma más profesional y será cuestión de tiempo que decidamos elegir tecnologías con más opciones técnicas, herramientas de marketing, etc..

Foto: Glenn Carstens-Peters // Gestor de Reservas Web en Alojamiento Turístico
Foto: Glenn Carstens-Peters

Requisitos mínimos para elegir nuestro Motor de Reservas Web + PMS + Channel Manager

Aquí iremos por partes, en mi opinión la herramienta principal es el PMS, es cierto que si disponemos de una sola propiedad podríamos prescindir de esta herramienta pero también creo que si lo contratamos hará nuestras gestiones más rápidas y ahorraremos tiempo que podremos dedicar a otras cosas.

Requisitos mínimos PMS

En un PMS es básico que el calendario sea intuitivo y que se adapte a todos los formatos para poder trabajar desde el ordenador, tablet o teléfono.

El calendario va unido a la gestión de reservas y por lo tanto hemos de asegurarnos que con un solo clic nos permita ver todos los datos de la misma, modificarla, añadir notas, pagos, descuentos y contactar con el cliente.

Debe contar con un sistema ágil de Check in y check out.

La gestión de las tarifas ha de ser intuitiva y permitir cambio de tarifas para fechas determinadas, porcentajes específicos según OTAs, estancias mínimas y máximas, etc..

Si el PMS cuenta con un sistema de facturación que se adapte a nuestros requerimientos será también un punto a favor.

Otra opción interesante es que el Channel Manager y el Motor de Reservas web vayan integrados en un mismo proveedor.

Foto: Andrea Davis // Gestor de Reservas Web en Alojamiento Turístico
Foto: Andrea Davis

Requisitos mínimos Channel Manager

En el caso de que queramos contratar aparte el Channel Manager me aseguraría de que sea un software contrastado y de calidad para evitar caídas del servicio y los consecuentes overbookings.

También que ofrezca opciones para poder conectar con las OTAs de nuestro interés. No solo las que todo el mundo conoce, existen algunas OTAs especializadas en nichos de mercado.

Si por el mismo precio podemos conectar con el mayor número de OTAs posible entonces es una buena oportunidad para estudiar estos nichos de mercado y ver si nuestro alojamiento puede encajar en alguno.

Requisitos mínimos Motor de Reservas Web

Recordemos que un Motor de Reservas Web es un software online integrado en la web de nuestro Alojamiento Turístico que nos permite recibir reservas directas de los visitantes.

Dependerá del Motor de Reservas Web que contrates el tener más o menos opciones.

Seguro que si has visitado la web de algún Hotel habrás visto que muchos tienen un calendario en un lateral y que casi todos tienen una página exclusiva de reservas.

Eso es un Motor de Reservas Web.

Hay algunos proveedores que ofrecen una página de reserva personalizada en sus servidores. Es decir, desde tu web el usuario hace clic en el apartado de reservar y la página que se muestra está fuera de nuestro servidor, pertenece al proveedor. Una vez el proceso de reserva ha terminado el usuario vuelve a nuestra web.

No hay ningún problema en que la página de reserva esté fuera de nuestros servidores, la única pega que pondría es que algunos de estos proveedores no tienen muchas opciones de personalización.

Otros proveedores te ofrecen la posibilidad de incrustar el Motor de Reservas Web mediante código en tu web usando Iframes o Snipets de Javascript. En esta opción al tener que diseñar tú la página de reserva tienes más flexibilidad de incluir llamadas a la acción ( CTA) y buscar una mayor conversión con elementos que generen confianza en el usuario.

Resumiendo, la página de reserva puede ser un link externo o puede estar integrado dentro de tu web, ambas son una buena solución y también la opción mayoritaria que ofrecen los proveedores.

En otros ofrecen además Widgets con calendarios para tu web o integraciones en la página de Facebook del alojamiento.

Sobretodo asegúrate, sea cual sea el formato, que el Motor de Reservas tenga diferentes métodos de pago y que sea responsive para ser visible en el máximo de formatos y pantallas posibles.

¿Puedo integrar dentro de WordPress un Motor de Reservas Web?

En cuanto al Motor de Reservas Web mucha gente de pequeños alojamientos ha optado por usar WordPress ya que es la forma más asequible de tener una web de reservas.

El problema aquí reside en que nunca se tuvo en cuenta la conexión con las OTAs antes de plantear el sistema de reservas y eso nos obliga a actualizar manualmente la disponibilidad.

Existen muchos templates con motores de reserva en WordPress y algunos funcionan realmente bien pero prácticamente ninguno te va a conectar con las OTAs. Trabajo asiduamente con WordPress y de momento no he encontrado una solución nativa interesante.

Pero no te preocupes porque WordPress es una maravilla de software y tiene la flexibilidad necesaria para que podamos integrar un Motor de Reservas Web externo sea cual sea la forma de integración ( Iframe, Javascript, etc..)

¿He de usar algún plugin de WordPress para integrar el Motor de Reservas en la página del Alojamiento?

Existen muy pocos Plugins de WordPress que integren un Motor de Reservas Web + PMS + Channel Manager. He buscado y buscado repetidamente y solo encontré dos opciones con precios bastante elevados, por lo que en mi opinión lo que recomendaría es olvidarse de Plugins y contratar directamente los servicios al proveedor PMS.

No te preocupes porque se pueden incorporar a nuestro WordPress mediante Snipets de código tipo Iframe o similares, en el caso de que el proveedor tenga esas opciones.

Conclusiones

En mi experiencia personal gestionando Hostels y Alojamientos he experimentado con varios servicios que incluían Motor de Reservas Web, todos son diferentes y no voy a recomendar ninguno en concreto ya que dependerá de las necesidades de cada alojamiento.

Creo que cada alojamiento tiene unos objetivos, público y beneficios diferentes y por lo tanto sus necesidades también lo son.

Estas herramientas que te propongo han de ayudarnos a ser más eficaces en la gestión del alojamiento pero has de ser consciente del presupuesto real que tienes para invertir en ellas.

Lo que si te puedo recomendar es que no sea una compra impulsiva y que entiendas bien lo que vas a contratar.


Espero que esta entrada te pueda ayudar a plantear nuevas ideas y actualizaciones con el fin de conseguir mejorar y obtener un mayor número de reservas directas en tu alojamiento.

En caso de que necesites asesoramiento profesional estaré encantado de ayudarte a encontrar la solución más ajustada y personalizada para tu tipo de alojamiento turístico.

Un placer!

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Juanma Gimper
Project Manager / Pixelabi.com

En mi portfolio puedes ver varios ejemplos de trabajos relacionados con el turismo.

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